目 录

1.适用范围

2.认证机构的基本要求

3.认证人员的基本要求

4.认证过程的要求

4.1申请及受理

4.2认证审核的策划

4.2.1审核方案

4.2.2审核时间

4.2.3审核组

4.2.4审核计划

4.3审核活动

4.3.1审核实施

4.3.2审核报告

4.3.3不符合项纠正/纠正措施的验证

4.4初次认证审核

4.4.1第一阶段审核

4.4.2第二阶段审核

4.5监督审核

4.6再认证审核

4.7特殊审核

4.8认证决定

5.认证的保持

5.1总体要求

5.2颁证后跟踪与监督活动的要求

5.3暂停、恢复、撤销、注销、更新认证，扩大、缩小认证范围

6.认证记录的管理

7.认证证书的管理

7.1认证证书内容

7.2认证证书管理

8.对申诉、投诉的处理

9.附则

1．适用范围

1.1本文件用于规范依据GB/T 29490-2013《企业知识产权管理规范》、GB/T 29490-2023《企业知识产权合规管理体系  要求》、GB/T 33250-2016《科研组织知识产权管理规范》、GB/T 33251-2016《高等学校知识产权管理规范》中规定的知识产权管理体系认证标准在中华人民共和国境内开展的认证活动。

1.2本文件旨在依据认证认可相关法律法规和结合相关技术标准，对知识产权管理体系认证过程做出具体规定，明确我机构对认证过程的管理和责任，确保知识产权管理体系认证活动规范。

1.3本文件是对我机构从事知识产权管理体系认证活动的基本要求，我机构从事该项认证活动应当遵守本文件。

2．认证机构的基本要求

2.1获得国家认证认可监督管理委员会的批准，取得从事知识产权管理体系认证的资质。

2.2应遵循公开公正、客观独立、诚实信用原则，并按照GB/T 27021《合格评定 管理体系认证机构要求》要求建立、保持内部管理体系，实施内部制约、监督和责任机制，确保认证全程的公正性和有效性。

2.3应建立过程以持续地识别、分析、评估、处置、监视由与认证活动引起的利益冲突的可能性相关的风险，并有适宜措施防控风险。

2.4不得与认证咨询机构和认证委托人在资产、管理或者人员上存在利益关系，不得将申请认证的组织（以下简称申请组织）是否获得认证与参与认证审核的审核员及其他人员的薪酬挂钩。

2.5应明确认证收费规则，并将收费规则在官网上公示。

2.6应当建立风险防范机制，对从事的知识产权管理体系认证活动可能引发的风险和责任，采取合理有效的措施。

3．认证人员的基本要求

3.1认证人员应当为专职认证人员，并应具备相应岗位所需的专业知识及教育、培训或工作经历。

3.2认证人员应当遵守与从业相关的法律法规的要求，对认证活动及做出的认证审核报告和认证结论的真实性、合理性、合规性承担相应的法律责任。

3.3建立人员管理制度以及人员能力准则，对所有实施审核和认证决定等认证活动的人员进行能力评价，保证其能力持续符合准则要求。

4.认证过程的要求

4.1申请及受理

4.1.1应向申请组织至少公开以下信息：

（1）可开展认证业务的范围；

（2）审核过程；

（3）认证证书样式；

（4）对认证过程的申诉、投诉规定；

（5）分支机构和办事机构（如果有）的名称、业务范围、地址等；

（6）认证的授予、保持、暂停、恢复、撤销及认证范围的扩大、缩小的规定。

（7）认证证书、认证标志及相关的使用要求。

（8）公正性的政策。

4.1.2应当要求申请组织提交必要的资料和信息，至少包括：

（1）知识产权管理体系认证申请书，应包括申请组织的名称、地址、组织机构及其他与管理体系运行相关的详细信息，拟申请认证的范围（拟申请认证的知识产权及其管理活动范围），产品或服务的范围及活动的情况说明等。

（2）法律地位的证明文件的复印件。若知识产权管理体系覆盖多场所活动，应附每个场所的法律地位证明文件。

（3）知识产权管理体系覆盖的活动涉及法律法规要求的行政许可证明、资质证书、强制性认证证书等资质文件。

（4）知识产权管理体系文件。

（5）其他与认证审核有关的必要文件。

4.1.3认证申请的评审确认

应对申请组织提交的申请资料进行评审，并确认申请资料是否满足4.1.2条款要求的内容，以确定是否受理认证申请。

4.1.4不予受理的情形

对于不符合国家法律法规要求的下列申请组织，不予受理：

（1）申请组织或申请组织的法人被全国信用信息系统、信用中国等纳入失信主体的。

（2）申请组织被责令停业整顿的。

4.1.5签订认证合同

在实施认证审核前，应与申请组织订立具有法律效力的书面认证合同。

4.2认证审核的策划

4.2.1审核方案

应评估知识产权管理体系认证风险，根据申请组织知识产权管理体系的规模、特性和复杂程度及风险程度等，确定审核目的、范围、准则以及审核所需的活动，策划形成审核方案。

4.2.2审核时间

应根据申请组织知识产权管理体系覆盖的活动范围、技术复杂程度、风险程度、认证要求和有效人数等情况，核算并拟定完成审核工作需要的时间。

有效人数应重点关注与知识产权管理密切相关的人员，例如知识产权管理人员，其他管理人员、经营活动相关人员可根据实际情况予以关注。

应有文件化的用于计算知识产权管理体系认证审核所需时间的规定。

应当建立并实施多场所认证抽样的规则。

4.2.3审核组

4.2.3.1应当选择具备相关能力的审核员（必要时应有技术专家）组成审核组。审核组中的审核员应承担审核责任。

4.2.3.2技术专家主要负责提供认证审核的技术支持，不作为审核员实施审核，不计入审核时间，其在审核过程中的活动由审核组中的审核员承担责任。

4.2.3.3审核组可以有实习审核员，实习审核员应在审核员的指导下参与审核，不计入审核时间，不单独出具记录等审核文件，其在审核过程中的活动由审核组中的审核员承担责任。

4.2.4审核计划

4.2.4.1应为每次审核制定审核计划（第一阶段审核不要求正式的审核计划，但应建立保留审核策划的证据）。审核计划至少包括以下内容：审核目的、审核准则、审核范围、审核涉及的部门和场所、审核时间、审核组成员。

4.2.4.2在审核活动开始前，审核组应将审核计划交申请组织确认。遇特殊情况临时变更计划时，应及时将变更情况通知受审核的申请组织，并协商一致。

4.2.4.3如果知识产权管理体系覆盖范围包括在多个场所进行相同或相近的活动，且这些场所都处于申请组织授权和控制下，可以在审核中对这些场所进行抽样，但应依据认证机构相关规定实施抽样，以确保对所抽样本进行的审核对知识产权管理体系包含的所有场所具有代表性。如果不同场所的活动存在明显差异、或不同场所间存在可能对知识产权管理有显著影响的区域性因素，则不能采用抽样审核的方法，应当逐一到各现场进行审核。

4.3审核活动

4.3.1审核实施

审核过程应始终处于我机构控制之下，并对审核过程的合规性、合理性负责。

除经正式批准的特殊情况之外，审核过程不得更换审核计划确定的审核任务和活动以及审核组成员。在审核活动过程中不得存在任何冒名顶替其他认证人员、违反认证人员职业道德等违规行为。

4.3.1.1审核组应按照审核计划的安排完成审核任务，获取审核证据，对照审核准则得出审核发现，对照审核目的并讨论审核发现，做出审核结论。

4.3.1.2审核组应当会同申请组织召开首、末次会议。申请组织相关人员应参加会议。参会人员应签到，审核组应保留首末次会议签到记录。

需要时，审核组成员应向申请组织出示身份证明文件。

4.3.1.3应严格管控认证审核质量，发生以下情况时，审核组应先向认证机构报告，经同意后终止审核或改变审核目的、审核范围等。

（1）申请组织知识产权管理体系运行存在真实性问题。

（2）申请组织对审核活动不予配合，经协调后仍无效，审核活动无法继续进行。

（3）申请组织实际情况与申请材料有重大不一致，对审核目的影响严重。

（4）其他导致审核程序无法继续完成，严重影响审核目的实现的情况（如自然灾害、环境突发事件等）。

4.3.2审核报告

4.3.2.1审核组应对审核活动形成书面审核报告，由审核组组长确认。审核报告应准确、简明和清晰地描述审核活动的主要内容，至少包括以下内容：

（1）申请组织的名称和地址。

（2）申请组织活动范围和场所。

（3）审核的类型、准则和目的。

（4）审核组组长、审核组成员信息。

（5）审核活动的实施日期和地点，包括固定现场和临时现场。

（6）阐述按照审核程序和计划的安排，实施各项审核工作的情况，对各项审核要求应逐项描述或引用审核证据、审核发现和审核结论。

（7）识别出的不符合项。

（8）审核组对通过认证的意见、建议。

4.3.2.2认证机构应保留用于证实审核报告中相关信息的证据。

4.3.2.3应将批准的审核报告提交申请组织。

4.3.2.4对终止审核的情形，审核组应将已开展的工作情况形成报告，应将此报告及终止审核的原因提交给申请组织，并保留证据。

4.3.3不符合项纠正/纠正措施的验证

4.3.3.1对审核中发现的不符合项，应要求申请组织分析原因，在规定期限内对不符合项采取纠正和/或纠正措施。

4.3.3.2应对申请组织所采取的纠正和纠正措施及其结果的有效性进行验证。根据不符合项的实际情况，可以采取书面验证或现场验证的方式。

4.4初次认证审核

初次认证分为两个阶段审核：第一阶段审核和第二阶段审核。

4.4.1第一阶段审核

4.4.1.1应收集申请组织知识产权管理体系策划信息，了解组织的情况，确定申请组织是否具备接受第二阶段审核的条件。

4.4.1.2通过评审申请组织的知识产权管理体系文件等达不到一阶段审核目的时，应实施第一阶段现场审核。

4.4.1.3第一阶段至少审核以下内容：

（1）评审申请组织的知识产权相关文件，初步确认其与组织的实际情况的一致性。

（2）确认组织是否实施了内部审核与管理评审，知识产权管理体系是否已运行并且超过3个月。

（3）初步确认申请组织的知识产权管理体系覆盖的范围、及覆盖范围内有效人数、过程和场所，以及遵守适用的法律法规及强制性标准的情况。

（4）确定是否具备第二阶段审核的条件，确定第二阶段审核重点。

对不满足上述条件之一的，在未得到妥善解决之前不得进入第二阶段审核。

4.4.1.4审核组应将第一阶段审核情况形成书面文件，包括识别任何引起关注的问题。

4.4.1.5第一阶段审核和第二阶段审核之间应安排适宜的间隔时间，使申请组织有充分的时间解决第一阶段审核中发现的问题。

4.4.2第二阶段审核

第二阶段审核应当在申请组织现场或远程进行，并至少审核以下内容：

（1）在第一阶段审核中识别的重要审核点的过程控制的有效性。

（2）为实现知识产权方针而在相关职能、层次和过程上建立知识产权目标是否具体适用、可测量并得到沟通、监视。

（3）对知识产权管理体系覆盖的过程和活动的管理及控制情况。

（4）申请组织实际工作记录是否真实。对于审核发现的真实性存疑的证据应予以记录并在做出审核结论及认证决定时予以考虑。

（5）申请组织的内部审核和管理评审是否有效。

4.5监督审核

4.5.1监督审核应确认获证组织的知识产权管理体系的持续符合性和有效性，包括对获证组织知识产权管理体系满足认证标准规定要求情况的现场审核：

（1）自上次审核以来与组织知识产权管理体系有关的重要变更（如认证范围、组织结构等）。

（2）持续的知识产权获取、保护、运用等运行控制。

（3）对上次审核中发现的不符合项采取措施的有效性的验证。

（4）适用的法律法规持续符合情况。

（5）组织方针与目标实现情况与趋势。

（6）认证证书与标志的使用或对认证资格的引用。

（7）内部审核与管理评审。

（8）申、投诉的接受与处理。

（9）针对知识产权管理体系运行中发现的问题或投诉，制定并实施了有效的改进措施。

4.5.2初次认证后的第一次监督审核应在认证决定日期起12个月内进行，并且两次监督审核间隔不超过12个月。

4.5.3超过期限而未能实施监督审核的，应按照5.3.2条处理。

4.5.4监督审核的时间，应不少于按照4.2.2条计算审核时间的1/3。监督审核的最短时间不应少于1人日。

4.5.5监督审核的审核组，应符合4.2.3条的要求。

4.5.6监督审核应在获证组织现场或远程进行。在认证证书有效期内的监督审核应覆盖认证范围内的所有活动。

4.5.7在监督审核中发现的不符合，应要求获证组织分析原因，在规定时限内完成纠正和纠正措施，并提供纠正和纠正措施有效性的证据。

4.5.8应采用适宜的方式及时验证获证组织对不符合项进行处置的效果。

4.5.9监督审核的审核报告应按照4.3.2条列明的审核要求逐项描述审核证据、审核发现和审核结论。审核组应提出是否继续保持认证证书的意见或建议。

4.5.10应根据监督审核报告及其他相关信息，作出继续保持认证或暂停（一般情况下，暂停时间不超过6个月）、撤销、缩小认证证书的决定。

4.6再认证审核

4.6.1认证证书期满前，若获证组织申请继续持有认证证书，应当实施再认证审核，并决定是否延续认证证书。

4.6.2应按照4.2.3条要求组成审核组。按照4.2.4条要求并结合历次监督审核情况，制定再认证计划并交审核组实施。审核组按照要求开展再认证审核。

在知识产权管理体系及获证组织的内部和外部环境无重大变更时，再认证审核可以不实施第一阶段审核，但审核时间应不少于按照4.2.2条计算审核时间的2/3。

4.6.3对再认证审核中发现的严重不符合项，应规定时限，要求获证组织实施纠正与纠正措施，并在原认证证书到期前完成对纠正与纠正措施的验证。

4.6.4按照4.8条要求做出再认证决定。获证组织继续满足认证要求并履行认证合同义务的，向其换发认证证书。

4.6.5如果在当前认证证书的终止日期前完成了再认证活动并决定换发认证证书，新认证证书的终止日期可以基于当前认证证书的终止日期。新认证证书上的颁证日期应不早于再认证决定日期。

如果在当前认证证书终止日期前，未能完成再认证审核或对严重不符合项实施的纠正和纠正措施未能进行验证，则不应予以再认证，也不应延长原认证证书的有效期。

在当前认证证书到期后，如果能够在6个月内完成未尽的再认证活动，则可以恢复认证，否则应至少进行一次第二阶段审核才能恢复认证。认证证书的生效日期应不早于再认证决定日期，终止日期应基于上一个认证周期。

4.7特殊审核

4.7.1扩大或缩小认证范围

对于已授予的认证，应对扩大或缩小认证范围的申请进行评审，并确定任何必要的审核活动，以做出是否可予以扩大或缩小的决定。这类审核活动可以和监督审核同时进行。

4.7.2提前较短时间通知的审核

为调查投诉、对变更做出回应或对被暂停的获证组织进行追踪，可能需要在提前较短时间通知获证组织后或不通知获证组织就对其进行审核。此时：

（1）应说明并使获证组织提前了解将在何种条件下进行此类审核。

（2）由于获证组织缺乏对审核组成员的任命表示反对的机会，应在指派审核组时给予更多的关注。

4.8认证决定

4.8.1在对审核报告、不符合项的纠正和纠正措施及其结果进行复核、综合评价基础上，作出授予、保持、暂停、恢复、撤销、注销、更新认证，扩大或缩小认证范围的认证决定。

4.8.2认证决定人员应为我机构控制下的人员，审核组成员不得参与本次审核的认证决定。

4.8.3在做出认证决定前应确认如下情形：

（1）审核报告符合本文件4.3.2条要求，审核组提供的审核报告及其他信息能够满足作出认证决定所需要的信息。

（2）对于严重不符合项，已评审、接受并验证了纠正和/或纠正措施的有效性。

（3）对其他一般不符合项已评审，并接受了申请组织计划采取的纠正和/或纠正措施。

4.8.4在满足4.8.3条要求的基础上，有充分的客观证据证明申请组织满足下列要求，评定该申请组织符合认证要求，向其颁发认证证书。

（1）申请组织的知识产权管理体系符合标准的要求且运行有效。

（2）认证范围覆盖的知识产权活动符合相关法律法规的要求。

（3）申请组织按照认证合同的规定，履行了相关义务。

4.8.5若申请组织不能满足上述要求，则对该申请组织不授予认证。应以适宜的方式告知申请组织并说明其未通过认证的原因。

5.认证的保持

5.1总体要求

应始终监视、跟踪颁证后组织的情况，实施颁证后的监督活动和监督审核以保持认证效果。

应有保持、暂停、恢复、撤销、注销、更新认证，扩大或缩小认证范围的管理要求和形成文件的程序。

5.2颁证后跟踪与监督活动的要求

5.2.1应在认证证书颁发后，在证书有效期内对获证组织持续满足认证要求的能力进行有效跟踪与监督，对跟踪监督活动进行设计，以便定期对知识产权管理体系范围内有代表性的活动、区域和职能进行评价，并应考虑获证组织及其管理体系的变更情况。

5.2.2监督活动可以包括：

（1）就认证的有关方面询问获证组织。

（2）审查获证组织对其运作的说明（如宣传材料、网页等）。

（3）要求获证组织提供文件化信息（纸质或电子介质）。

（4）其他监视获证组织的方法。

（5）监督审核活动。

5.3暂停、恢复、撤销、注销、更新认证，扩大、缩小认证范围

5.3.1应制定暂停、恢复、撤销、注销、更新认证，扩大、缩小认证范围的规定，并形成文件化的程序。

暂停、恢复、撤销、注销、更新认证，扩大、缩小认证范围，应当在调查核实后，及时按照要求报国家认监委。

5.3.2暂停、恢复认证

5.3.2.1获证组织有以下情形之一的，应在调查核实后，按照要求及时暂停其认证：

（1）知识产权管理体系持续或严重不满足认证要求，包括对知识产权管理体系运行有效性要求的。

（2）不承担、履行认证合同约定的责任和义务的。

（3）被有关执法监管部门责令停业整顿的。

（4）持有的与知识产权管理体系范围有关的行政许可证明、资质证书、强制性认证证书等过期失效，重新提交的申请已被受理但尚未换证的。

（5）主动请求暂停的。

（6）其他应当暂停认证证书的。

5.3.2.2认证暂停期一般不得超过6个月。但属于5.3.2.1第（4）项情形的暂停期可至相关政府主管部门作出恢复决定之日。

5.3.2.3应以适当方式公开暂停认证的信息，明确暂停的起始日期和暂停期限，并告知获证组织在暂停期间不得以任何方式使用认证证书、认证标识。

5.3.2.4在规定的时限内，经我机构确认被暂停认证的获证组织采取了有效的纠正措施，造成暂停的问题已解决，可以恢复认证，并保留相应证据。

5.3.3撤销认证

5.3.3.1获证组织有以下情形之一的，应撤销认证：

（1）违反知识产权法律法规等，情况严重的。

（2）法律地位证明文件注销或被撤销的。

（3）被相关政府主管部门认定存在严重违法失信行为的。

（4）暂停认证的期限已满，但导致暂停的问题未得到解决或有效纠正的。

（5）其他应当撤销认证证书的。

5.3.3.2撤销认证后，应及时收回撤销的认证证书。若无法收回，应及时在网站上公布或声明撤销决定。

5.3.4更新认证

当获证组织的地址、组织名称等因素变化时，应对认证证书进行及时更新管理，按照认证决定意见制作并颁发新认证证书，收回原认证证书。

5.3.5 注销

获证组织在证书有效期内不愿继续保持认证注册资格或重新换发该管理体系证书时，应对认证证书及时做出认证决定，注销相应证书，收回认证证书。

5.3.6扩大、缩小认证范围

5.3.6.1认证范围的扩大

当获证组织申请增加的知识产权管理体系的部分组织单元（或场所）或部分产品、过程和活动等，经我机构确认具备扩大认证范围的条件后，按照认证决定意见制作并颁发新认证证书，收回原认证证书。

5.3.6.2认证范围的缩小

当获证组织的知识产权管理体系的部分组织单元（或场所）或部分产品、过程和活动等已不能满足认证条件时，经我机构确认可以缩小认证范围，按照认证决定意见制作并颁发新认证证书，收回原认证证书。

6．认证记录的管理

6.1应对所有申请组织保持所有认证活动的记录。应建立认证记录及保持制度，记录认证活动全过程并妥善保存，我机构及认证人员对认证记录的真实、准确、完整性负责。

6.2认证记录应能证实认证活动得到合规、有效实施。记录应当使用中文，保存时间应大于认证证书有效期。

6.3以电子文档方式保存记录的。

6.4所有相关人员确认的书面记录，可以制作成电子文档保存使用，但是必须妥善保存具有法律效力的原件。

6.5应有制度和措施确保认证记录的信息安全与保密。

7．认证证书的管理

7.1认证证书内容

认证证书应至少包含以下信息：

（1）证书编号。

（2）获证组织名称、地址，该信息应当与其法律地位证明文件的信息一致。

（3）知识产权管理体系认证业务覆盖范围，若包含多场所，应表述覆盖的场所、名称和地址的信息。

（4）知识产权管理体系符合认证标准的表述。

（5）发证日期和有效期起止年月日。

（6）认证机构的名称、地址。

（7）证书查询途径。

（8）其他需要说明的内容。

7.2认证证书管理

7.2.1证书有效期为3年。

7.2.2应当建立证书信息披露制度。除向申请组织、相关政府主管部门提供认证证书信息外，还应当根据社会相关方的请求向其提供证书信息，接受社会监督。

8.对申诉、投诉的处理

8.1若申诉、投诉人认为我机构未遵守认证相关法律法规或本文件并导致自身合法权益受到严重侵害的，可以直接向相关政府主管部门申诉、投诉。

8.2申请组织或获证组织对认证决定有异议时，我机构应接受申请组织申诉并且及时进行处理，在60日内将处理结果形成书面通知送交申请组织。

8.3任何组织或个人对我机构、工作人员或者获证组织的投诉，我机构应确认投诉是否与其负责的认证活动有关，并在经确认有关时予以受理。针对获证组织的有效投诉，我机构应在适当的时间将投诉告知该投诉人。应当在受理当事人投诉之日起60日内办结，并将处理结果告知投诉人。

9．附则

9.1本文件由中知（北京）认证有限公司负责解释。