1、提申请知识产权管理体系认证需提交哪些文件? 如何提交?

提交文件:请登录中知(北京)认证有限公司网站http://www.zzbjrz.com/,首页公开文件下选择对应组织类型的知识产权管理规范申请材料,填写申请书,并按照《申请材料完备性清单》准备申请材料,并放入对应文件夹中。
提交方式:请登录中知(北京)认证有限公司网站http://www.zzbjrz.com/,点击右上角“ERP在线申请”,注册账号、登录,选择在线提交申请,或点击“邮箱申请”,选择邮箱提交申请。

2、提出认证申请需要什么条件?

答:企业提交申请需满足三个条件:(1)建立文件化的知识产权管理体系并实施运行三个月以上;(2)至少完成一次内部审核和管理评审;(3)知识产权管理体系运行期间及建立体系前的一年内未受到主管部门行政处罚。

3、提交申请后多久受理?

答: 受理需满足三个条件:提交完整的申请材料、签订认证合同、缴纳认证费用。
收到申请材料后即启动受理流程,中知公司会在 1-2个工作日内进行合同评审及材料评审并出具认证合同,双方签订认证合同,贵方缴纳认证费用后完成受理,详见申请材料包中“中知受理流程图”。

4、认证审核费需要缴纳多少?

答:认证审核费由三部分构成:申请费1000元,审定与注册费2000元,审核费4000元每人日。人日数结合审核准则,根据企业规模、组织架构,是否涉及多场所、子公司、分公司等因素综合评估确定。

5、收到合同后有疑问如何咨询?

答:详见合同最后一页乙方信息中的联系人及联系人电话,合同问题、签订跟进情况、付款方式、快递信息等均可咨询该联系人。

6、现场审核前需要准备什么?

答:根据现场审核活动的需要,请受审核方提前协调召开首末次会议的会议室,准备好公司公章,并通知相关人员做好审核准备。

7、企业进行认证必须要有内审员吗?

答:标准并未明确要求企业必须具备内审员,但企业每年需至少进行一次内部审核,内审的有效开展是审核过程中重要的一环,需要有对标准有一定程度了解的人员参与,如企业内部无法完成,建议委托外部服务机构协助完成。

8、子公司如何和集团一起申请认证?无独立法人资格的分公司是否可以申请认证?

答:子公司和集团一起进行关联申请,请登录中知(北京)认证有限公司网站http://www.zzbjrz.com/,首页公开文件下选择对应组织类型的知识产权管理规范申请材料,按关联申请材料包准备相关材料即可,同样可通过ERP在线申请或邮箱提交。
无独立法人资格的分公司申请时,签署认证合同需和该分公司上一级具有独立法人资格的母公司签订,由母公司承担相应法律责任和义务。

9、程序文件、记录文件必须提交吗?

答:标准中要求的10处程序文件必须提交,记录文件提供所涉及的记录文件总清单即可,审核组会在现场审核时查看实际产生的记录文件。

10、内部审核、管理评审都需要提交什么材料?

答:内部审核一般需提交内部审核计划、内部审核首末次会议签到表、内部审核检查表及记录、不符合项及整改记录、内部审核报告;管理评审一般需提交管理评审计划、管理评审签到表、管理评审报告。

11、管理评审还没有做,是否可先提交申请?

答:可以先提交申请,进入现场审核前必须完成管理评审。

12、能否给企业做一对一的辅导?

答:根据认监委等相关机构的相关要求,认证机构不能给企业做辅导。

13、关于知识产权组织机构图,如果知识产权管理工作外包,没有知识产权部门,也没有专职的知识产权工作人员。知识产权组织机构图如何体现,是否需要设立知识产权部门?

答:可以不设置知识产权部,但组织机构图要体现知识产权管理职能。

14、标准中哪些条款可以删除?

答:标准中7.3.2、7.3.3、7.3.4、7.3.5、7.4.3可以删减,是否删减由企业自行决定,删除以后证书的认证范围中不再体现相关条款的内容。对于删减条款是否合理,审核组在现场审核时会予以核实。其他条款的删减可以根据企业的具体情况,由审核组来决定。

15、研发型企业不涉及生产,比如软件开发公司,可以申请知识产权管理体系认证吗?

答:可以,审核组会根据企业实际经营的产品情况进行审核并给出合适的认证范围。

16、企业要承担审核员往返的交通费吗?审核员都是从北京出发吗?

答:认证费用不包含差旅费,差旅费由企业实报实销。中知公司已经在四川、武汉、吉林、广东等地设立分公司,并在全国多个省市设立办事处。本着为企业节省费用的原则,我们会就近安排审核员,所以不一定从北京出发。

17、企业通过了质量管理体系认证,相关与知识产权认证重合的文件是否可以沿用?如果可以,怎么编号?

答:能否沿用,要看是否符合企业知识产权管理的要求。文件编号可按照文件控制程序的规定进行。

18、知识产权管理体系覆盖范围与主营业务范围的关系?

答:知识产权管理体系覆盖范围要小于/等于主营业务范围,同时不得超过特定行业领域资质许可范围,最终的覆盖范围以证书确认件范围为准。

19、现场审核通过后多久可以获证?获证后如何查询获证信息?

答:现场审核通过后,相关审核资料进入审定流程,中知公司会及时处理审定材料,审定通过后1-2个工作日内进行证书制作,一周左右即可收到纸质证书。获证后,中知公司会及时将获证信息上报认证认可监督委员会官网,获证企业可登录网址http://cx.cnca.cn/rjwcx/web/cert/index.do?progId=1212《认证认可业务信息统一查询平台》进行查询,同时,我公司也会在公司主页-体系认证-认证证书查询栏目下进行更新。

20、现场审核通过后都可以获证吗?

答:现场审核通过后,企业如果在审核组规定的期限内完成相应不符合项的整改,并经验证合格,且审定部通过后,即可获证。此外,《知识产权认证管理办法》第二十三条规定,“被知识产权行政管理部门或者其他部门责令停业整顿,或者纳入国家信用信息失信主体名录的认证委托人,认证机构不得向其出具认证证书”。

21、证书内项目变更需要提交什么材料?

答:认证企业有地址、名称等项目发生变动,可以向公司业务部提交《证书变更申请表》(可在公司网站下载)及相关材料,并缴纳换证费100元。

22、监督审核的流程?

答:中知公司每年会对已获证的企业进行监督审核,在发证后的次年,中知公司会提前2个月联系企业负责人,并通过邮件发送《监督审核通知》,告知企业监审时间、费用及监审要求等,如联系人发生变更,请及时与我公司联系。

23、监督审核的费用?

答:监督审核费用详见认证合同,由年金2000元和监督审核费4000元每人日组成。

24、监督审核时可以申请扩大范围认证吗?

答:可以,扩大或缩小范围都可以申请,需要现场审核时进行确认。

25、再认证审核的流程?

答:中知公司会对认证证书即将到达三年有效期的企业提前3个月联系企业负责人,并通过邮件发送《再认证审核通知》,告知企业再认证的相关要求等。

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